Come scrivere un email in inglese: accorgimenti da seguire

A chiunque capita prima o poi di domandarsi come scrivere un email in inglese: per esigenze di studio, di lavoro o di svago.

Probabilmente, se stai leggendo questo post, ti trovi proprio ora nella situazione di dover redigere ‘a perfect english mail’.

Nell’attuale società conoscere quella che è considerata la lingua internazionale per eccellenza è un must.
Saper scrivere una lettera in inglese è altrettanto importante: può capitare di dover redigere una lettera motivazionale da allegare al curriculum; di dover inviare una mail per motivi professionali ad un’azienda straniera; di dover interagire con un amico che non parla la nostra stessa lingua.

Tralasciamo in questa sede la comunicazione di tipo non formale destinata ai rapporti confidenziali per i quali sono ammessi anche gli errori grammaticali e gli strafalcioni di sintassi; dedichiamoci invece alle email formali, quelle per le quali è importante comunicare in maniera corretta ed efficace.

Nella guida che stai leggendo l’Università Telematica Niccolò Cusano di Cagliari ha raccolto linee guida e suggerimenti utili per redigere un testo formale perfetto.
In questo post ti indicheremo le principali regole per fare breccia nella cultura anglosassone e ti forniremo nel contempo i termini e le espressioni più frequenti da utilizzare nell’ambito di un perfetto business english.

Come scrivere una mail professionale in inglese: la struttura

Partiamo con le linee guida per impostare correttamente la struttura di una mail in inglese.

Le sezioni principali in cui solitamente viene suddivisa sono quattro:

1. Oggetto
2. Introduzione
3. Corpo della lettera
4. Conclusioni – Closing

L’oggetto – The subject line

Una delle parti più importanti della mail è l’oggetto, ossia la sezione deputata a far capire al destinatario il tema del messaggio.

Si tratta della prima informazione visibile a chi legge, quella dalla quale, in alcuni casi, dipende l’apertura o l’eliminazione della lettera.

Trattandosi del primo contatto con il destinatario è fondamentale redigerlo nel modo giusto al fine di attirare l’attenzione e indurre alla lettura.

Il suggerimento in tal senso riguarda la lunghezza: utilizza poche parole, 8 al massimo, per rendere immediatamente chiaro il messaggio.

L’introduzione

L’introduzione è finalizzata a fornire al destinatario una sintesi del contenuto della lettera.

La sezione introduttiva deve descrivere brevemente, ma in maniera chiara, l’obiettivo del messaggio, rimanendo coerente con quanto espresso all’interno dell’oggetto.

Nell’introduzione è consigliabile evitare di presentare se stessi in maniera troppo prolissa; tutte le informazioni in merito alla tua identità sono già contenute nella firma.

Il corpo del testo

Il testo della lettera non prevede particolari regole o formule convenzionali; esso dipende dalle motivazioni per le quali la mail viene scritta.

In linea generale è consigliabile essere chiari e concisi; come suggerito per la redazione dell’oggetto è preferibile utilizzare frasi brevi, soprattutto se il tuo business english non è dei migliori.

È importante, ai fini di rendere più agevole e scorrevole la lettura, suddividere il testo in paragrafi ed evitare il più possibile acronimi e abbreviazioni.

Terminata la fase di scrittura è fondamentale rileggere e correggere.

Le conclusioni

Così come per il corpo del testo anche le conclusioni dipendono dall’obiettivo della mail.

A seconda del motivo per il quale la lettera è stata scritta è possibile concludere con un ringraziamento, con una richiesta o semplicemente con una frase attraverso la quale ci si rende disponibili per ulteriori chiarimenti.

Regole generali

Apriamo il paragrafo dedicato alle regole con la ‘filosofia’ che si pone alla base di qualsiasi tipologia di comunicazione semplice, diretta e concisa: ‘Keep it Simple, Stupid’ identificato spesso con l’acronimo K.I.S.S.

La traduzione in italiano ‘ rendilo semplice, stupido’ esprime un concetto che dovrebbe guidare la redazione di una lettera formale in inglese: frasi elementari e possibilmente brevi.

Per evitare periodi troppo lunghi è preferibile utilizzare connessioni logiche realizzate attraverso l’utilizzo di termini come ad esempio: indeed, that’s why, besides, however ecc.

Le maiuscole

Iniziamo con le regole di  tipo sintattico relative all’oggetto.
Dal momento che la subject line è una sorta di titolo, per cui una delle parti più importanti della lettera, è fondamentale conoscere le principali linee guida per redigerla in maniera corretta.

Nell’oggetto i seguenti elementi richiedono la prima lettera maiuscola (capital letter):

• Pronomi
• Sostantivi
• Verbi
• Aggettivi
• Avverbi
• Congiunzioni

Non è invece prevista la prima lettera maiuscola per le seguenti parole:

• Preposizioni
• Congiunzioni di meno di 4 lettere
• Articoli

Le forme contratte

Per rendere formale una lettera è sempre preferibile utilizzare strutture complete ed esaustive; in altre parole è consigliabile scrivere:

• I am al posto di I’m
• Should not al posto di shouldn’t
• We will al posto di we’ll

Le forme contratte sono ammesse nelle mail informali, nell’ambito di uno stile comunicativo colloquiale.

Positività

Per allineare la lettera alla cultura anglosassone è importante che essa risulti positiva e propositiva.
Anche quando è necessario mettere in luce punti deboli e criticità bisogna cercare di farlo nella giusta maniera, evitando di risultare catastrofici.

In tal senso potrebbe essere utile utilizzare termini come: helpful, opportunity, collaboration, positive, useful, together.

Sono invece da evitare parole come: too hard, failure, crisis.

La firma

Per quanto possa apparentemente sembrare un dettaglio banale, nell’ambito di una mail professionale la firma riveste un ruolo importantissimo. Essa deve contenere tutte le informazioni riguardanti il mittente: nome e cognome, qualifica, ragione sociale dell’azienda, contatti personali e/o aziendali, link al sito.

Frasario formale

Concludiamo la nostra guida con i termini e le frasi più ricorrenti, utili per tradurre una mail in inglese.

Intestazione

• Dear Mr (surname) = Gentilissimo Sig. (cognome del destinatario)
  (quando si conosce il cognome del destinatario, di sesso maschile, e si vuole essere molto formali)
• Dear Ms (surname) = Gentilissima Sig.ra (cognome della destinataria)
  (quando si conosce il cognome del destinatario, di sesso femminile, e si vuole essere molto formali)
• Dear Dr (surname) = Gentilissimo/a Dott./Dott.ssa (cognome del destinatario)
  (si usa indistintamente sia per uomini che per donne quando si conosce il cognome)
• Dear Sir = Gentile Sig.re
  (quando ci si rivolge ad un destinatario di sesso maschile di cui non si conosce il cognome)
• Dear Madame = Gentile Sig.ra
  (quando ci si rivolge ad un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce il cognome)
• Dear Sirs = Spett.li Signori
  (quando ci si rivolge a un gruppo sconosciuto di persone)
• To whom it may concern = All’attenzione di chi di competenza
  (quando non si conosce né il nome né il genere del destinatario)

N.B. Negli Stati Uniti Mr, Ms e Dr richiedono un punto: Mr. – Ms. – Dr.

Frasi introduttive

• I am writing in response to / I am writing in reply to … = Le scrivo in risposta a …
• I am writing to enquire about … = Le scrivo per chiederle …
• I am writing to let you know … = Le scrivo per informarla …
• I am writing to thank you for … = Le scrivo per ringraziarla di/per …
• I am writing to make a booking = Le scrivo per prenotare …
• With reference to your letter of (date) = In riferimento alla sua lettera del (data)
• I am writing on behalf of … = La contatto per conto di …

Allegati

• Please find attached … = In allegato trova …
• Please find enclose … = In allegato trova …
  (poco utilizzato)
• Hereby attached … = In allegato …
• Attached, you will find … = In allegato trova …

Invito finale

• I look forward to hearing from you = Resto in attesa di sue notizie
• We look forward to hearing from you soon = Speriamo di risentirla presto
• For further information, please don’t hesitate to contact me = Per ulteriori informazioni non esiti a contattarmi
• Should you need any further information, please do not hesitate to contact us = Per ulteriori informazioni non esiti a contattarci

N.B. il termine ‘information’ non prevede mai la ‘s’ finale.

Saluti e ringraziamenti

• Kind Regards = Cordialmente / Cordiali Saluti
• Yours Faithfully = Distinti Saluti
  (quando non si conosce il nome del destinatario)
• Yours Sincerely = Cordiali Saluti
  (quando il destinatario è noto)
• Many Thanks = Molte Grazie / Grazie Mille
• Thanks for your attention = Grazie per l’attenzione

I nostri suggerimenti su come scrivere un email in inglese terminano qui. Non ti resta che metterli subito in pratica.