Esempio di lettera formale: che cos’è e come si fa

Prima o poi capita a tutti di cercare, qua e la sul web, una fonte attendibile che indichi come realizzare un perfetto esempio di lettera formale.

Probabilmente, se sei nel bel mezzo della tua ricerca, ti sarai accorto che per portare a termine un lavoro curato devi saltare di articolo in articolo per fare un collage di tutti i suggerimenti e le dritte recuperati online.

Noi dell’Università Telematica Niccolò Cusano di Cagliari abbiamo svolto il lavoro al posto tuo e abbiamo realizzato una piccola guida che raccoglie e principali linee guida per scrivere una missiva formale.

Ma procediamo per gradi …

Ti sarà sicuramente capitato di scrivere una lettera informale indirizzata a un parente o a un amico per cui sai benissimo che in un rapporto di confidenza non serve seguire regole o impostazioni particolari. Generalmente si tratta di testi scritti di getto, in cui predomina la spontaneità e dove anche un piccolo refuso non è poi così importante.

Totalmente diversa la situazione concernente la scrittura professionale e l’impostazione di una lettera formale, per la cui redazione è necessario rispettare una serie di linee guida.

Innanzitutto cerchiamo di capire cos’è una lettera formale e quando una missiva deve essere redatta secondo alcune regole ben precise.

Si ricorre all’invio di lettere formali nelle comunicazioni ufficiali, prevalentemente in ambito lavorativo e/o commerciale. Il destinatario è quasi sempre estraneo al mittente o comunque tra le parti non esiste un rapporto tale da essere definito ‘confidenziale’.

In linea generale il destinatario può essere un’azienda, un ente pubblico o un professionista.

Come scrivere una lettera formale

Partiamo dagli elementi presenti in qualsiasi modello di lettera formale.

1. Mittente: i dati di colui che invia la missiva sono solitamente già presenti nell’intestazione del foglio, soprattutto se si utilizza carta intestata; nel caso contrario bisogna inserire nome, cognome, indirizzo e contatti in alto a sinistra.
2. Luogo e data: entrambi i dati vanno inseriti, sulla stessa riga e separati da una virgola, in alto a destra; non è raro imbattersi in esempi di lettere formali che presentano l’allineamento a sinistra. Per quanto riguarda la data è possibile scegliere tra due possibilità: il tradizionale gg/mm/aaaa oppure giorno in cifre, mese in lettere e anno in cifre.
3. Destinatario: i dati di colui che riceve la lettera devono essere inseriti sotto ‘luogo e data’, allineati a destra. Generalmente nome e cognome sono preceduti da: ‘Egregio’ o ‘Gentile’ per le persone fisiche; Spettabile (Spett.le) per enti e aziende; ‘Dott.’ o ‘Dott.ssa’ per professionisti laureati; ‘On’ (Onorevole) o ‘Sen.’ (Senatore) per casi specifici.
4. Oggetto: sintetizza il contenuto della lettera e prevede l’allineamento alla sinistra del foglio; può essere eventualmente anche sottolineato.
5. Corpo della lettera: è costituito generalmente da una formula di apertura, una parte centrale e da una formula di chiusura.
6. Ringraziamenti e saluti: allineati a sinistra terminano sempre con un punto. Tra le formule più comuni: ‘Distinti Saluti’, ‘Cordiali Saluti’, ‘Cordialità’, ‘In attesa di un riscontro’ oppure ‘La ringrazio per l’attenzione’
7. Firma: allineata in basso a destra.
8. Post Scriptum: un eventuale P.S. va inserito in basso a sinistra, sotto la ‘firma’.

Per quanto riguarda lo stile e la struttura è importante che una lettera formale risulti chiara e comprensibile; l’impostazione deve essere curata fin nei più piccoli dettagli con l’obiettivo di agevolare la lettura al destinatario.

In tal senso è consigliabile suddividere il testo in paragrafi, identificati e distanziati da spazi che ne delimitino le varie sezioni.

Consigli utili

In generale, in qualsiasi modello di lettera formale bisogna prestare attenzione a una serie di dettagli.

Di seguito abbiamo sintetizzato i principali:

• Controllare ortografia e grammatica per evitare gli errori; i refusi potrebbero compromettere l’esito a cui mira la missiva.
• Utilizzare un carattere chiaro e comprensibile; è preferibile il Times New Roman (misura 12) anche se possono andare bene anche font come Arial, Calibri o Tahoma.
• Evitare l’utilizzo di colori; una lettera professionale è scritta rigorosamente in nero.
• Limitare l’uso di termini che afferiscono al gergo specialistico, a meno che non si è sicuri che il destinatario li conosca e li comprenda.
• Compilare correttamente la busta.

Può sembrare scontato e banale ma per rendere formale una lettera è ‘obbligatorio’ rivolgersi al destinatario dandogli del ‘lei’.

Lettera di presentazione cv

Nell’ambito delle lettere formali rientra anche la lettera di presentazione che accompagna generalmente il curriculum vitae.

Si tratta di un documento estremamente importante, per un motivo ben preciso: è il primo contatto che il recruiter o selezionatore ha con il candidato, e se la prima impressione è, spesso, quella che conta, non è difficile intuire quanto valore assuma nell’ottica di un eventuale contatto.

Ti basti pensare che un lavoro approssimativo e poco curato potrebbe indurre il responsabile della selezione a non aprire affatto il curriculum e a scartare a priori la candidatura.

La stesura di una lettera di accompagnamento al cv richiede grande attenzione, sia per quanto riguarda il contenuto e sia per ciò che concerne lo stile e la forma.

Di seguito ti forniremo una piccola guida, sintetica ma completa, su come redigere una lettera di presentazione efficace; ti daremo una serie di consigli per rendere il documento professionale ma allo stesso tempo accattivante.

Partiamo da una considerazione: la lettera di accompagnamento è anche definita ‘lettera motivazionale’, in quanto la sua finalità ultima è quella di motivare un’eventuale assunzione del candidato; l’obiettivo del documento è evidenziare l’allineamento delle competenze professionali del profilo a quelle che sono le esigenze dell’azienda.

Gli elementi che non possono assolutamente mancare, in qualsiasi modello di lettera di presentazione, sono: i dati personali, i dati del destinatario, luogo e data, l’oggetto, i requisiti personali, i ringraziamenti, i saluti formali e il consenso al trattamento dei dati personali.

Passiamo ora a quello che rappresenta la parte più  importante del lavoro ovvero il contenuto.

Cosa scrivere in una lettera di accompagnamento al cv?

Considerando il fatto che ogni azienda per la quale ci si candida ha caratteristiche ed esigenze diverse, anche se operanti nell’ambito dello stesso settore, bisogna personalizzare il documento in base al destinatario.

Informarsi, attraverso il sito e i canali social, dell’attività, dei progetti e della mission aziendale, è il primo passo per realizzare un lavoro efficace.

Recuperate le informazioni si prosegue con la stesura del testo, quello in cui andrai a motivare la tua candidatura specificando le competenze e le professionalità che rispondono alle esigenze dell’azienda.
In tale ottica ti sveliamo un piccolo ‘trucchetto’ per fare colpo sul selezionatore: utilizza l’offerta di lavoro pubblicata come spunto dal quale trarre le cosiddette ‘keywords’. In altre parole cerca di utilizzare nel testo, in maniera coerente, creativa e senza limitarti a uno spudorato copia e incolla, le parole chiave utilizzate nell’annuncio.

Consigli utili

Di seguito alcuni piccoli dettagli a cui prestare attenzione durante la stesura di una lettera formale destinata ad accompagnare e approfondire un curriculum vitae:

• Prediligere frasi brevi e semplici
• Limitare il testo ad una lunghezza massima di 15 righe
• Suddividere il testo in paragrafi, almeno 3
• Parlare sempre in prima persona
• Concludere con una frase che indichi l’attesa di un riscontro sia in caso di interesse che di non interesse

Cosa non fare

Così come esistono delle regole e dei suggerimenti da seguire allo stesso modo bisogna fare attenzione a non commettere alcuni errori banali.

Il primo errore da evitare è ripetere inutilmente le informazioni già contenute nel cv; la lettera è una sorta di approfondimento, o comunque una spiegazione dettagliata di ciò che è scritto in maniera sintetica nel curriculum.

Attenzione anche a non eccedere nell’elencare le proprie capacità; presi dalla foga di evidenziare questa o quella competenza si rischia di risultare troppo autocelebrativi.

Ora che hai a tua disposizione tutti gli elementi per realizzare un esempio di lettera formale, in italiano o in inglese che sia, non ti resta che metterti subito all’opera seguendo i nostri preziosi consigli.